Documentos comerciales para la exportación
¿Qué documentos necesito para exportar?
Los documentos necesarios para la exportación varían en función del mercado de destino y del modo de transporte. Antes de iniciar una transacción comercial, es muy importante revisar qué documentos exigen el transportista y la autoridad aduanera para garantizar el levante de su envío una vez que haya sido entregado. Los documentos comerciales, a veces también conocidos como documentos aduaneros, suelen ser los siguientes:
- Factura comercial: Se trata de un documento expedido por el vendedor al comprador en el que se solicita el pago de la mercancía. Sirve como solicitud formal de pago y también puede ser utilizado por los funcionarios de aduanas para despachar la mercancía en determinados países. Puede utilizarse como documento justificativo para las reclamaciones de seguros y requerirse para el desembolso de fondos del comprador al vendedor o para el reembolso de una carta de crédito por parte de los bancos.
- El CEFACT/ONU ha desarrollado una factura intersectorial para apoyar la facturación electrónica y normalizar la información compartida entre compradores y vendedores, especialmente cuando se utiliza con Incoterms. Para más información sobre la iniciativa del CEFACT/ONU y sobre si podría ser útil para su empresa, consulte la Guía de Trade4MSMEs sobre los incoterms.
- Las facturas comerciales se crean después de que un comprador envía una orden de compra a un vendedor detallando el artículo solicitado, la cantidad y el precio de compra a pagar. Una orden de compra suele contener más detalles que una factura comercial, ya que enumera cada artículo adquirido, la información sobre las unidades y los datos del comprador y del vendedor.
- Letra de cambio: Este documento detalla las mercancías de una transacción, el importe a pagar, cuándo debe hacerse efectivo el pago y toda la información bancaria necesaria. Las letras de cambio pueden ser expedidas directamente por un banco (denominadas «giro bancario») o por un particular (conocidas como «giros comerciales») y son negociables, lo que significa que el portador puede vender este documento en el mercado a cambio de dinero en efectivo.
- Lista de embalaje: Este documento, también denominado «lista de peso», se utiliza para registrar el contenido exacto de un envío, y a veces incluye detalles como el peso del producto. Aunque la lista de embalaje puede indicar los precios, es diferente de una factura comercial porque no es una solicitud de pago. Su finalidad es más bien la de llevar un registro.
- Documentos del seguro: Se incluyen si se dispone de seguro de comercio (véase la Guía de Trade4MSMEs sobre seguros del comercio).
- Carta de crédito: Estos documentos pueden ser utilizados por el importador para financiar su compra al exportador, y esencialmente certifican el pago por parte del banco del importador al banco del exportador una vez recibidas las mercancías (véase la Guía de Trade4MSMEs sobre financiación del comercio).
- Documentos de transporte: Pueden ser conocimientos de embarque o cartas de porte (véase la Guía de Trade4MSMEs sobre conocimientos de embarque).
- Documentos sobre conformidad relativos a las exportaciones: Entre ellos se incluyen declaraciones, licencias, permisos o certificados de exportación (véase la Guía de Trade4MSMEs sobre los aspectos básicos de la exportación).
- Certificado de origen: Estos documentos certifican la procedencia de las mercancías. Esta información es necesaria para aplicar los aranceles adecuados, así como para determinar si las mercancías pueden entrar en el país de destino (véase la Guía de Trade4MSMEs sobre normas de origen).
- Certificaciones de sostenibilidad: Se están creando muchas normas y certificaciones nuevas para ofrecer a los consumidores información sobre la sostenibilidad y el efecto medioambiental o social de un producto. Algunas de ellas las proporcionan los Gobiernos, como las etiquetas «ecológicas» para los productos de consumo, mientras que otras proceden de organizaciones sin ánimo de lucro como el Consejo de Administración Forestal (véanse las Guías de Trade4MSMEs sobre normas y normas de sostenibilidad voluntarias).
Enlaces a información complementaria
Guía de Trade4MSMEs – Incoterms
Factura electrónica del CEFACT/ONU | CEPE
Guía de Trade4MSMEs – Seguros del comercio
Guía de Trade4MSMEs para la financiación del comercio
Guía de Trade4MSMEs sobre conocimientos de embarque – Conocimientos de embarque
Guía de Trade4MSMEs – Aspectos básicos de la exportación
Guía de Trade4MSMEs – Normas de origen
Guía de Trade4MSMEs – Normas
Guía de Trade4MSMEs – Normas de sostenibilidad voluntarias
