De quels documents ai-je besoin pour exporter ?

Les documents requis pour l’exportation varient en fonction du marché de destination ainsi que du mode de transport. Avant la négociation, il est très important d’examiner les documents requis par le transporteur et les autorités douanières pour s’assurer que votre envoi est dédouané à la livraison. Les documents commerciaux, parfois aussi appelés documents douaniers, comprennent souvent les éléments suivants:

• Facture commerciale : Il s’agit d’un document demandant le paiement des marchandises de l’acheteur au vendeur. Il sert à la fois de demande formelle de paiement et peut également être utilisé par les douaniers pour dédouaner les marchandises dans certains pays. Il peut être utilisé comme pièce justificative pour les réclamations d’assurance et peut être exigé pour le déblocage des fonds de l’acheteur au vendeur ou pour le remboursement d’une lettre de crédit par les banques.
  • Le CEFACT-ONU a développé une facture interprofessionnelle (CII) pour prendre en charge la facturation électronique et normaliser les informations partagées entre acheteurs et vendeurs, en particulier lorsqu’elles sont utilisées conjointement avec les Incoterms ( voir le guide sur les Incoterms). Pour plus d’informations sur l’initiative de l’UN/CEFACT et si elle pourrait être utile à votre entreprise, voir ici .
  • Les factures commerciales sont établies après les bons de commande sont soumis par un acheteur à un vendeur détaillant l’article demandé, le montant et le prix d’achat à payer. Un bon de commande contient généralement plus de détails qu’une facture commerciale, répertoriant chaque article acheté, les informations sur l’unité et les informations sur l’acheteur et le vendeur.
• Lettre de change : Ce document détaille les marchandises d’une transaction, le montant dû pour le paiement, la date d’échéance du paiement et toutes les informations bancaires nécessaires. Les lettres de change peuvent être émises directement par une banque (appelée traite bancaire) ou par un particulier (appelée traite) et sont négociables, ce qui signifie que le porteur peut vendre ce document sur le marché au comptant.
• Liste de colisage : Ce document, parfois appelé liste de poids, est utilisé pour enregistrer le contenu précis d’un envoi, incluant parfois des détails comme le poids du produit. Bien que le prix puisse figurer sur la liste de colisage, il est différent d’une facture commerciale car il ne s’agit pas d’une demande de paiement. Son but est plutôt de tenir des registres.
• Documents d’assurance : Ils sont utilisés si vous êtes assuré (voir le guide sur le assurance commerciale).
• Lettre de crédit : Ces documents peuvent être utilisés par l’importateur pour financer son achat auprès de l’exportateur, certifiant essentiellement le paiement par la banque de l’importateur à la banque de l’exportateur une fois la marchandise reçue (voir le guide sur les financement du commerce).
• Documents de transport : Il peut s’agir de connaissements ou de lettres de transport (voir le guide sur les connaissements).
• Documents de conformité à l’exportation : Ces documents peuvent impliquer des déclarations d’exportation, des licences, des permis ou un certificat (voir le guide sur les bases de l’exportation).
• Certificat d’origine : Ces documents certifient la provenance des marchandises. Ces informations sont nécessaires pour appliquer les tarifs appropriés, ainsi que pour déterminer si les marchandises sont autorisées à entrer dans le pays de destination. (voir le guide sur les règles d’origine).
• Certifications de durabilité : De nombreuses nouvelles normes et certifications sont créées pour fournir aux consommateurs des informations sur la durabilité, l’impact environnemental ou social d’un produit. Certains d’entre eux sont fournis par les gouvernements, tels que les étiquettes «biologiques» pour les consommables, tandis que d’autres sont fournis par des organisations à but non lucratif comme le Forest Stewardship Council.